Хотите, перезвоним?
Заполните форму, и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Нажимая "Отправить", вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности
Гениальный штаб

Какие документы сдавать в бухгалтерию подотчетному лицу

Расчеты с подотчетными лицами есть у большинства организаций. Нередко при начале работы с новым клиентом нам приходится сталкиваться с тем, что в документальном оформлении таких расчетов есть ошибки и пробелы. Читайте как оформить все правильно в нашей небольшой инструкции
Пока авансовый отчет не утвержден руководителем организации, за подотчетным лицом числится задолженность. Если она "висит" долго, налоговая переквалифицирует ее в доход подотчетного лица и потребует заплатить налог на доходы физических лиц - 13% от суммы задолженности.
Лариса Рогова — исполнительный директор
«Гениального штаба»


Обязанность по составлению авансового отчета

Подотчетные лица - это штатные сотрудники организации или привлеченные специалисты, работающие по договору гражданско-правового характера, которые получают из кассы наличные деньги на нужды организации. Например, подотчетное лицо - это водитель, которому выдаются деньги на бензин, или директор, который летит в командировку и покупает авиабилеты. Подотчетные лица обязаны составлять авансовые отчеты по потраченным суммам - это требование абзаца 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Пока авансовый отчет не утвержден руководителем организации, за подотчетным лицом числится задолженность. Если она "висит" долго, налоговая переквалифицирует ее в доход подотчетного лица и потребует заплатить налог на доходы физических лиц - 13% от суммы задолженности.


Форма авансового отчета

Как правило, авансовый отчет составляется по унифицированной форме №АО-1. Организация имеет право составлять авансовые отчеты по самостоятельно разработанной форме, но на это потребуются специальные знания, время и настройка программного обеспечения под новые бланки. Поэтому мы рекомендуем не изобретать велосипед и пользоваться унифицированной формой.


Порядок выдачи денежных средств в подотчет
Чтобы выдать деньги в подотчет, необходимо написать заявление. Мы рекомендуем такую форму.
Основанием для выдачи денег по заявлению является виза руководителя организации.


Сроки предоставления авансовых отчетов

Не позднее трех рабочих дней после истечения срока, указанного в заявлении, авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы, необходимо сдать в бухгалтерию. Мы проверяем авансовый отчет, передаем на утверждение руководителю организации и списываем задолженность с подотчетного лица. Если потрачено больше выданного - возвращаем ему разницу.


Оформление авансового отчета по командировке

После возвращения из командировки сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это необходимо сделать в течении трех рабочих дней с момента прибытия. К авансовому отчету необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

На лицевой стороне формы в поле «Назначение аванса» нужно указать «Командировочные расходы». Расходы и реквизиты подтверждающих документов указываются на обратной стороне авансового отчета.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине (болел, находился в отпуске или уехал в новую командировку) и трехдневный срок истек, тогда отчет должен быть сдан не позднее трех дней со дня выхода на работу.

Больше всего проблем с наличием подтверждающих документов в нашей практике встречается, когда командировка сопровождается авиаперелетом. В этом случае подтверждающих документов должно быть два:

  • билет или маршрутная квитанция электронного билета;
  • посадочный талон.

Только вместе они подтверждают факт авиаперелета. Покупка авиабилета (бумажного или электронного - неважно) без посадочного талона не дает подтверждения того, что перелет был осуществлен. Это принципиальная позиция Минфина, сформулированная в письме № 03-03-07/50992 от 01.09.2016. Поэтому без посадочного талона мы не можем принять билет к расходам.

Бывают случаи, что посадочный талон теряется. Но и из такой ситуации есть выход: сотруднику нужно получить у авиакомпании справку. В ней перевозчик указывает данные пассажира, который регистрировался на рейс. За выдачу справки авиакомпания взимает плату. И это уже личные расходы сотрудника. Но заплатить за справку обойдется ему намного дешевле, чем возвращать работодателю полную стоимость авиабилета.


Образец заполнения авансового отчета

Вот такой авансовый отчет бухгалтерия хочет получать от вас. Остальные реквизиты мы заполняем сами.
Хотите избавиться от головной боли с вашей бухгалтерией?
Просто подключите ГенШтаб